覚えておきたいビジネスメールのマナーと常識

ビジネスマナーに書き込む項目

 社会人となれば、当然必要になってくるビジネスマナー。その中でもメールのマナーと常識を知らないと、相手に大きな迷惑をかけてしまうかもしれません。

 

 ・会社名や個人名などの宛名
 ・冒頭の挨拶
 ・自社や自分の名前
 ・本文
 ・結びの挨拶
 ・署名

 

 ビジネスマナーには、最低でも上記のような項目を必ず書き込まなければなりません。
 最後の署名は、自分の会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。メールを送る時には常にこれが表示されるよう、あらかじめ設定しておくといいでしょう。

 

 本文は要件を簡潔に伝え、日本語などにも不備等がないよう気をつけること。書き終えたら必ず見直し、問題がないと確認した上で送信してください。

 

 

間違えられない“TO”、“CC”、“BCC”

 メールは本当に便利なものですが、しかし、一歩間違えると大変な問題と引き起こすものでもあります。ビジネスメールに不慣れの人が気をつけなければいけないのが、“TO”と“ CC”と“BCC”の使い分け。

 

 まず“TO”ですが、これは送信先を表します。メールを直接送りたい相手のアドレスをここに入力すれば、メールはこの人の元に届けられることになるのです。

 

 次に“CC”ですが、これは、“TO”の相手以外にもメールを送る時に使うもの。“TO”の相手に送るメールではありますが、例えば上司や部下、その他関係者がいる時には“CC”にその人たちを指定し送ると、その全ての人にメールが届くことになります。
 情報共有のためのツールと思っておくといいでしょう。

 

 最後に“BCC”ですが、これに指定した人たちにもメールが届くという意味では“CC”と同じですが、“BCC”は、このメールが他の誰に送られているのかは、“TO”にはわからないという特徴を持っています。
 情報は共有しなければならないが、“TO”で指定した人とは関係や面識がない人に送る場合などに“BCC”に指定し送信します。

 

 

ァイルを添付する時の注意点


 ビジネスメールを送信する時にはファイルと添付することもしばしばあるでしょう。この時の注意点も覚えておかなければいけません。

 

 あまりにも重いファイルを送るのはNGとされているので気をつけましょう。相手にもよりますが、2MB以内に抑えるのがマナーとされています。それ以上大きなファイルは相手が開けない、相手に届かないなどのトラブルが起きやすくなるので要注意。

 

 メールにファイルを添付して送信する時には、メールの本文に必ずその旨を記載すること。開き忘れなどが起こらないように配慮しなければいけません。

 

 また、非常に重要なファイルの場合にはパスワードを設定することも忘れずに。ただ、ファイルを添付したメールにそのパスワードを記載すると意味が薄れてしまうので、異なるメールや電話で伝えるなどを徹底しましょう。

 

 


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